RODO

Szanowni Państwo,

Państwa prywatność jest dla nas priorytetowa. W KGPN Sp. z o.o. zmierzamy do zapewnienia wysokiego poziomu ochrony Państwa danych osobowych, które chronimy zgodnie z obowiązującym prawem (tzw. RODO[1]). Poniżej znajdziecie Państwo informacje o tym, w jakich celach przetwarzamy Wasze dane osobowe, na jakiej podstawie prawnej a także, jakie prawa Wam w związku z tym przysługują.

Dlaczego Państwa dane przetwarza KGPN oraz w jakim celu to robi?

Każda firma lub osoba, z którą zawarliście Państwo umowę (np. Szkoła; Ubezpieczycie, kontrahenci itp.), może przetwarzać Wasze dane osobowe w trakcie trwania umowy lub także po jej wygaśnięciu w celu dochodzenia swoich roszczeń.

Żeby odzyskać wierzytelność wasze dane mogą zostać przekazane (w takim przypadku KGPN nie będzie Administratorem a jedynie działa w jego imieniu na podstawie zawartej umowy) lub sprzedane, (jeżeli nie jest to sprzeczne z postanowieniami obowiązującego prawa lub zapisami umowy z Państwem – w takim przypadku, w związku ze sprzedażą wierzytelności KGPN zostaje Administratorem Państwa danych osobowych) wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym np. KGPN, w celu windykacji należności na rzecz wierzyciela.

Jakie moje dane osobowe są przetwarzane i dlaczego?

Posiadamy niezbędne informacje do obsługi Państwa zadłużenia. Aby móc komunikować się z Państwem oraz zapewnić bezpieczną i poprawną identyfikację, potrzebujemy Twojego imienia i nazwiska, numeru identyfikacyjnego (PESEL), daty urodzenia oraz danych kontaktowych, takich jak adres, numer telefonu, adres e-mail itp.

W celu obsługi Państwa zadłużenia, sporządzenia harmonogramów płatności oraz monitorowania terminów spłaty, KGPN przetwarza także informacje finansowe, takie jak historia dotychczasowych płatności zadłużenia, dane dotyczące aktualnego salda, odsetek oraz dodatkowych opłat składających się na zadłużenie. KGPN może posiadać także informacje o dokumentach lub dokumenty, z których wynika zadłużenie, które to stanowią podstawę prowadzenia przez nas obsługi zadłużenia.

Posiadamy również informacje innego rodzaju np. dotyczące przyczyn opóźnień w spłatach lub ich braku, które Państwo nam przekazali (mogą to być np. informacje o sytuacji rodzinnej, zdarzeniach losowych lub inne w zależności od zdarzenia).Takich informacji nigdy od Państwa nie żądamy, ich przekazanie wiąże się zawsze z Państwa inicjatywą.

Administrator Danych

Administratorem Państwa danych osobowych, czyli podmiotem, który decyduje o sposobach przetwarzania państwa danych osobowych jest KGPN Sp. z o.o. (dalej KGPN lub Administrator) z siedzibą w Warszawie, ul. Tytoniowa 20, 04-228 Warszawa, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS 0000407318, NIP 524-24-69-631, REGON 015536430, kapitał zakładowy 272.500 zł w pełni wpłacony.

Inspektor Ochrony Danych

W celu zapewnienia jak najlepszej ochrony Państwa danych w KGPN został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, którego obowiązkiem jest monitorowanie prawidłowości ich przestrzegania w spółce.

Z Inspektorem Mogą się Państwo kontaktować adresem, e-mail: iod@kgpn.pl lub listownie (na adres administratora danych).

Podstawa prawna przetwarzania danych:

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane przez KGPN na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w następujących celach:

  • windykacji zadłużenia, (ustalamy i dochodzimy roszczenia na drodze polubownej oraz postępowań sądowych i egzekucyjnych);
  • obsługi wniosków, zapytań (rozpatrując je);
  • badania jakości naszych usług (kontrolując czy podejmowane przez nas czynności wykonywane są rzetelnie i prawidłowo, wykorzystując nagrane rozmowy telefoniczne w celach szkoleniowych);
  • badania preferencji (dopasowując np. terminy spłat do Państwa możliwości).

Możemy również przetwarzać Państwa dane w następujących celach:

  • podjęcia działań przed zawarciem umowy lub gdy jest to niezbędne do zawarcia oraz wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • przechowywania informacji dla celów podatkowych i rachunkowych, na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • rozpatrywania skarg i reklamacji, na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Ochrony ewentualnych roszczeń prawnych lub do uzyskania tytułów wykonawczych i prowadzenia innych działań windykacyjnych.

Odbiorcy danych (Czy KGPN przekazuje dane innym podmiotom)?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa KGPN ma obowiązek udostępniania Państwa danych osobowych uprawnionym podmiotom zewnętrznym, które legitymują się uprawnieniem do żądania takich danych (np. organom kontroli skarbowej, komornikom, instytucjom rządowym, sądom). Jesteśmy m.in. zobowiązani do udostępniania danych podczas kontroli przeprowadzanej przez uprawnione organy.

KGPN może również legalnie przekazywać dane dostawcom, z którymi współpracuje na podstawie zawartej umowy w celach w niej określonych np. drukarniom, firmom niszczącym dokumenty, firmom świadczącym obsługę informatyczną, pełnomocnikom reprezentującym KGPN, firmom świadczącym usługi pocztowe, firmom doradczym, firmom świadczącym usługi finansowo księgowe.

Jak długo KGPN przechowuje dane osobowe?

Okres przetwarzania Państwa danych osobowych zależy od celu ich przetwarzania i wynika najczęściej z:

  • wymogów przepisów prawa (np. obowiązek przechowywania dokumentów księgowych do tzw. celów podatkowych) –dane przetwarzane są do czasu określonego w tych przepisach.
  • okresu trwania umowy – o ile taka została zawarta – (tak długo, jak jest to konieczne do realizacji umowy pomiędzy KGPN a wierzycielem Państwa zadłużenia).
  • terminu spłaty całości zadłużenia lub zakończenia windykacji z innego powodu, np. z powodu prawomocnego oddalenia przez sąd naszych żądań o spłatę zadłużenia – dane przetwarzane są do czasu spłaty zadłużenia lub do uzyskania prawomocnego wyroku sądu.
  • okresu przedawnienia roszczeń związanych z windykacją zadłużenia lub wynikających z zawartej umowy, (dane przetwarzane są do czasu przedawnienia roszczeń).

Nawet, jeżeli spłacicie Państwo swoje zadłużenie, to możemy przetwarzać Państwa dane osobowe, jeżeli jesteśmy do tego zobowiązani przepisami obowiązującego prawa lub uprawnienie do ich dalszego przetwarzania nie narusza Państwa praw i wolności.

Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwo danych osobowych jest dobrowolne. Nie zwracamy się do Państwa z żądaniem podania danych ze względu na to, że pozyskujemy je z tzw. innych źródeł (od wierzyciela, z powszechnie dostępnych źródeł lub od uprawnionych organów (np. informacji otrzymanych od komorników sądowych w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym).

W zakresie, w jakim przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w celu zawarcia oraz wykonania umowy, skutkiem ich niepodania będzie brak możliwości zawarcia i realizacji umowy (np. rozłożenia wierzytelności na raty lub zmiany terminu płatności itp.).

Prawa osób, których dane dotyczą?

Prawa osób, których dane dotyczą przysługują wobec Administratora danych. W związku z tym z wnioskiem o skorzystanie z poniższych praw mogą Państwo zwrócić się bezpośrednio do KGPN, gdy jest Administratorem Danych osobowych (dotyczy spraw kupionych).

W przypadku, gdy KGPN przetwarza Państwa dane na zlecenie (reprezentując Wierzyciela) prosimy zwracać się z wnioskami bezpośrednio do Administratora danych (tj. Wierzyciela).

  • Prawo dostępu do danych – Mogą Państwo otrzymać informacje dotyczące przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych oraz ich kopię,
  • Prawo do sprzeciwu – Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych (żądanie zaprzestania przetwarzania danych osobowych), np. z powodu szczególnej sytuacji. Sprzeciw nie może być zrealizowany, gdy KGPN wykaże, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do ich przetwarzania, nadrzędne wobec powodów sprzeciwu, bądź, że istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych roszczeń, jakie mamy wobec Państwa.
  • Prawo do sprostowania swoich danych, gdy posiadamy dane nieprawidłowe, np. nieaktualne lub niekompletne, możecie je Państwo uaktualnić kontaktując się z nami.
  • Prawo do usunięcia danych osobowych, które można zrealizować, gdy: dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane; dane są przetwarzane niezgodnie z prawem; obowiązek usunięcia danych wynika z przepisów prawa; wniesiony zostanie sprzeciw wobec przetwarzania danych i zostanie on przez nas uznany, zostanie wycofana zgoda na przetwarzania danych osobowych, (jeśli wcześniej została wyrażona).
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, tj. oznaczenie przechowywanych danych osobowych w celu ograniczenia ich przyszłego przetwarzania, w sytuacji, gdy: kwestionowana jest ich prawidłowość (na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych; dane nie będą nam już potrzebne KGPN, ale potrzebne np. do obrony lub dochodzenia roszczeń, zostanie wniesiony przez Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy do ich przetwarzania są nadrzędne wobec powodów sprzeciwu).
  • Prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa), w przypadku, w którym uznacie Państwo, że Państwa dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Zgodnie z RODO, KGPN nie usunie Państwa danych osobowych w takim zakresie, w jakim ich przetwarzanie jest dla nas niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych roszczeń, np. żądania spłaty zadłużenia lub gdy KGPN ma prawny obowiązek ich przetwarzania (np. obowiązek przechowywania dokumentów w celach podatkowych). Jeżeli natomiast na Państwa żądanie zostanie ograniczone przetwarzanie Państwa danych, KGPN będzie mogło nadal przetwarzać je w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony swoich roszczeń. 

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).